DOKÜMAN DAĞITIM & PAYLAŞIM PROGRAMI TANITIM YARDIM DOSYASI

Doküman dağıtım programı şirketinizdeki evrak trafiğini azaltmaya yardımcı olan, ISO Belgeli firmaların iso prosedürüne göre dokümaları ilgili personelin okumasını sağlayan, okuması için zorlayan ve okuyan okumayan personeli raporlamaya yarayan bir programdır.

Özellikle ISO belgesi olan firmalarda doküman dağıtımı oldukça önemli bir sorun bir dosyanın yeni bir revizyonu çıktığında belge düzenlenecek ilgili personele dosya elden tek tek ulaştırılacak okuduğuna dair imza alınıp bu rapor arşivde saklanacak zaman alan ve masraflı bir yöntem.Doküman dağıtım programı ile bunları yapmak sadece birkaç dakika dosyayı ekleyin ismini yazın ve ilgili personeli yada departmanı seçin ve gönderin bu kadar.Gerisini program sizin için yapıyor personele bilgileri yolluyor ve personel dosyayı okuyana kadar uyarıyor okuduğunda ise dosyayı personelin istediği zaman tekrar görebilmesi için arşivliyor.Programın detayları kullanım kılavuzunda anlatılacaktır.

KULLANIMI

Programı ilk açtığımızda aşağıdaki ekranla karşılaşıyoruz kullanıcı adı ve şifremizi girip programa giriyoruz giriş yapan personel yetkili personel ise tüm butonlar aktif olacaktır eğer yetki sınırlaması var ise ana menü inaktif olarak gelicektir.

Alttaki resimde programa yetkili personel şifresi ile ilk girişteki ekranı görmektesiniz.Tüm menüler aktif durumda ve okunmamış dosyası bulunmamakta

Giriş yapan personelin okunmamış dosyası olsaydı alttaki resimdeki görüntü ile karşılaşacaktı

Programa yetkili personel olarak girdikten sonra kullanıma başlamadan önce yapmamız gereken ilk şey departmanları ve personeli programa tanıtmak.Bunuda personelişlemleri personel ekleme kısmından yapıyoruz.Burada Dikkat edilmesi gereken husus personelin kullandığı bilgisayarın ip adresini doğru şekilde yazmak.Personele bir dosya yolladığınızda uyarı yazdığınız ip adresine göre gönderiliyor.Burada dikkat edilecek başka bir husus da diğer sayfalarda çıkmayan Departman Ekle menüsü personeli eklemeden departmanları eklemek gerekiyor eklenen departmanlar personel eklenirken liste halinde geliyor. Alttaki yetki kutucuğu personelin doya yollamaya kullanıcı eklemeye yetkili olup olmadığını belirler yetki kutucuğu işaretlenmese personel programa giriş yaptığında anamenü inaktif durumda olacak personel sadece kendi arşivini görebilecektir.

Personel düzenleme kısmında personel listesinden düzenlenecek ya da silinecek personelin yanındaki seç butonuna tıklandığında personelin bilgilerinin kutulara dolduğu görülür kutularda gerekli düzenlemeler yapılıp kaydet butonuna tıklanır.

Yukarıdaki listeden seç butonuna tıklandığında alttaki ekran gelir

Departman ekleme ve çıkarma sayfasındaki görüntü aşağıdaki gibi olacaktır eklediğiniz departman listeye anında eklenir silmek istediğiniz departmanı yanındaki seç yazısına tıklayarak yan taraftaki kutucuğa gelmesini sağlayıp sil butonuna tıklayıp silindiğini görüyoruz.

Departmanlarımızı programımıza ekleyip personellerimizi tanımladıktan sonra şimdi personelimize dosya yollamaya başlayabiliriz.Burada ilk yapılması gereken yollanacak dokümanı görecek personelin seçilmesi personel listesinin yanındaki seç butonuna tıklandığında personelin kullanıcı adı departman ve ip sinin kutucuklara sıra ile geldiğini görüyoruz.Personel listesinde seçim yapmak istemiyorsak tüm personele gönder seçeneğini kullanabiliriz bu seçenek seçildiğinde herhangi bir kullanıcı seçimi yapılmasına gerek yoktur sisteme eklenmiş olan tüm personele doküman gösterilecektir.Gönderme listesini seçiniz seçeneğinde departman listesini seçtiğimizde doküman hangi departmanı ilgilendiriyorsa personel listesinden o departmandaki bir personeli seçmek yeterlidir doküman seçilen departmandaki tüm personele gösterilecektir.

Doküman türü dokümanın şirket içi bir kaynaktan mı yoksa dış kaynaklı bir konumdan mı geldiğini belirler dış kaynaktan kasıt bir müşterinin yolladığı bir doküman yada bir mail olabilir.Her iki doküman türü içinde gönderilen personelin bilgisayarında uyarı çıkar ve programa giriş yaptığında ana ekranında görünür.Aradaki tek fark personel sisteme giriş yaptığında okuduktan sonra dokümanı seçiminize göre iç kaynaklı yada dış kaynaklı kısmında görür.

Doküman ismi genelde ekli dosya ismiyle aynı isimdir ancak farklı olmasında da bir sakınca yoktur.Burada dikkat edilmesi gereken konu eski doküman ismidir eski doküman ismi girildiğinde o isimdeki dokümanı sistemden kaldırır personel hiçbir şekilde o dokümana ulaşamaz.

En son yapılacak iş eklenecek dosyayı göz at butonuna tıklayıp bilgisayarımızdan bulup eklemek seçtiğimiz dosya sunucumuzdaki saklama dizinine kaydedilir ve orada arşivlenir.Eklenen dosya üzerinde bir değişiklik yapıp aynı isimle tekrar yollandığında diğerinin üstüne yazılır ve okumak isteyen personel son halini görür.

Gerekli seçimleri yapıp kaydet butonuna tıkladığımızda seçilen personelin bilgisayarlarında alttaki resimde görülen uyarı çıkar.Uyarı baloncuğuna tıklandığında kullanıcı giriş ekranı açılır personel kullanıcı adı şifresini girerek dosyalarını görebilir

Personel kullanıcı adı ve şifresini girdiğinde alttaki ekranla karşılaşır.Her bir dosyayı ayrı birer etiket halinde görür okuduğu dosyanın okudum butonuna tıkladığında okunan dosya ana sayfadan kalkar ve dokümanlarım kısmından dosyanın türüne göre ulaşabilir.Etiketlerdeki okumak için tıklayınız yazısına tıklayan personel dosyayı isterse ekrandan direk okuyabilir isterse kendi bilgisayarına indirip kullanabilir.

Dokümanlarım kısmına bakıldığında personel alttaki ekranla karşılaşır buradan da istediği dosyanın üzerine tıklayıp okuyabilir ve bilgisayarına indirip kullanabilir

Raporlar kısmı yine yetkili personelin kullanabilceği bölümlerden biridir raporlar kısmında personel adına göre ve dosya adına göre iki ayrı rapor bulunmaktadır.

Hangi raporu görmek istiyorsak onun altındaki butona tıklamamız gerekir personel isimleri liste halinde gelmektedir.Listeden personeli seçip listele butonuna tıklandığında o personele yollanmış dosyaların tümü listelenir ve okuyup okumadığı okuma tarihi gibi bilgiler listelenir.

Dosya adına göre raporlar görüntülenmek istendiğinde daha önce yollanmış dosyanın tam isminin girilmesi ve listele butonuna tıklanması gerekir